Automatische Antworten erstellen

Automatische Antworten erstellen

Automatische Antworten reagieren, wenn eine Gruppennachricht zu einem Schlüsselwort oder einer Phrase passt, das bzw. die Sie festgelegt haben. Jede Antwort gehört zur ausgewählten Gruppe. Prüfen Sie deshalb die Gruppenauswahl, bevor Sie eine Antwort erstellen oder bearbeiten.

Eine automatische Antwort einrichten

1. Öffnen Sie Nachrichten > Automatische Antworten im Dashboard.
2. Klicken Sie auf "Antwort erstellen".
3. Definieren Sie das Schlüsselwort oder die Phrase, das bzw. die die Antwort auslöst.
4. Schreiben Sie die Antwortnachricht, die der Bot senden soll.
5. Legen Sie fest, wohin die Antwort gesendet wird: in dasselbe Thema, in den allgemeinen Chat, in ein bestimmtes Thema oder privat an den Admin.
6. Aktivieren Sie sinnvolle Optionen, etwa die Antwort auf die auslösende Nachricht oder das Ignorieren von Admin-Nachrichten.
7. Speichern Sie die Antwort.

Abgleichmodus wählen

Mit dem Abgleichmodus steuern Sie, wie breit der Text erkannt wird. Der Abgleich ignoriert Groß- und Kleinschreibung sowie Akzente.

• Wort/Phrase in gleicher Reihenfolge sucht den Text des Schlüsselworts in dieser Reihenfolge, ohne andere Wörter dazwischen. Bericht senden passt zum Beispiel zu „Können Sie den Bericht senden?“, aber nicht zu „Senden Sie den Bericht“. Der Phrasenabgleich kann auch Text innerhalb eines längeren Wortes finden. Vermeiden Sie deshalb sehr kurze Phrasen wie Plan, wenn Planung die Antwort nicht auslösen soll.
• Alle Wörter in beliebiger Reihenfolge verlangt jedes durch Leerzeichen getrennte Schlüsselwort, erlaubt aber andere Wörter dazwischen. Bericht senden passt sowohl zu „Bericht senden“ als auch zu „Bitte den Bericht an alle senden“.
• Mindestens eines der Wörter löst aus, sobald mindestens ein durch Leerzeichen getrenntes Schlüsselwort vorkommt. Verwenden Sie diesen Modus nur, wenn jedes Wort zur selben Antwort führen soll.

Die wortbasierten Modi gleichen ganze Wörter ab. Wählen Sie für einen einzelnen ganzen Begriff Alle Wörter in beliebiger Reihenfolge und geben Sie diesen Begriff ein.

Erweiterte Optionen

• Als verschachtelte Antwort senden -- der Bot antwortet direkt auf die auslösende Nachricht, statt eine eigenständige Nachricht zu senden
• Admin-Nachrichten ignorieren -- Nachrichten von Admins lösen diese automatische Antwort nicht aus
• An Admin senden -- die Antwort wird privat an den Gruppenadmin gesendet

Anwendungsfälle

• FAQ-Automatisierung -- Schlüsselwort: "Preise" -> Antwort mit Preisdetails
• Regelerinnerungen -- Schlüsselwort: bestimmte verbotene Wörter -> Antwort mit einer Regelerinnerung
• Ressourcen teilen -- Schlüsselwort: "Anleitung" -> Antwort mit einem Link zu Ihrer Anleitung

Planlimits

Die Anzahl der automatischen Antworten, die Sie pro Gruppe erstellen können, hängt von Ihrem Tarif ab:

Tipps

• Beginnen Sie mit 5-10 automatischen Antworten für die am häufigsten gestellten Fragen in Ihrer Gruppe.
• Überprüfen Sie die Aktivität automatischer Antworten regelmäßig, um Phrasen und Antworten zu verfeinern.
• Verwenden Sie spezifische Schlüsselwörter, damit Antworten nicht zu breit ausgelöst werden.